Empresas que visam a qualidade sempre procuram as melhores soluções dentro do mercado. Hoje em dia é imprescindível ter um bom alinhamento entre as equipes para proporcionar ao cliente uma boa experiência na hora do contato dele com a sua marca, especialmente em um canal tão direto quanto o telefone. Pensando nisso e em questões como economia de recursos, mobilidade e otimização dos processos internos, muitas empresas buscam por uma tecnologia conhecida como telefonia em nuvem – a famosa cloud.

A telefonia em nuvem nada mais é que um serviço para realização de chamadas VoIP que está todo estruturado na internet, ou seja, em servidores online. Além das chamadas, todas as funcionalidades de uma central telefônica (PABX) também podem estar na nuvem, sendo realizadas por meio de softwares específicos – ao invés de a central ser física, também é virtual. Assim, podemos dizer que quando chamadas e central são online, a telefonia em nuvem se dá por completo.

Portanto, a telefonia em nuvem é totalmente diferente do PABX tradicional, que é analógico e com estrutura para realização e distribuição de chamadas convencionais. E difere também do PABX IP, já que apesar de fazer ligações em VoIP, trabalha suas funções de central dentro do próprio hardware, como um provedor, e precisa de aparelhos, cabos de rede e conectores específicos para o funcionamento pela internet.

Ficou curioso e quer saber mais sobre a telefonia em nuvem e se ela realmente é a mais adequada para a sua empresa? Confira, a seguir, o que é preciso levar em conta ao implementar essa tecnologia.

Como funciona a telefonia em nuvem

De modo geral, quem optar pela telefonia em nuvem precisa, principalmente, ter uma boa conexão, já que todos os serviços e funcionalidades de central e as chamadas serão feitos usando a internet (as entre ramais dispensam rede dedicada). 

Há três meios de fazer e receber ligações por meio da telefonia nuvem. Veja a seguir:

  • Adaptação do telefone analógico convencional – para quem tem um telefone analógico e quer utilizá-lo para chamadas por VoIP, pode usar um ATA (Adaptador de Telefone Analógico). O adaptador converterá o sinal analógico em digital, para transmissão da ligação pela internet;
  • Com o telefone IP – o aparelho IP é de uso específico para serviços VoIP. Pode ser ligado diretamente ao modem de internet, roteador ou switch, já fazendo a transmissão do sinal digital pela internet;     
  • Com o softphone – este é o software específico para a telefonia em nuvem, que transforma o computador, tablet ou notebook em “telefones” para fazer ligações pela internet. Também pode ser instalado em smartphones. 

Quando faz apenas ligações, este software é similar ao que vemos nos aplicativos Skype e WhatsApp, por exemplo. Mas, como falamos, ele pode ter mais funcionalidades implementadas e controladas em nuvem, sendo a própria central em si, só que de forma totalmente virtualizada. 

Possibilidades da telefonia em nuvem

A telefonia em nuvem pode facilitar muito o dia a dia da empresa. Isso porque, esse modelo é o que permite acompanhar todos os avanços da tecnologia para ligações. Além disso, traz alguns benefícios. Listamos os principais e também alguns contrapontos para você ficar atento.

Pontos positivos

  • Instalação e integração facilitada – pode ser facilmente implementada, pois não precisa de inúmeros equipamentos e cabeamentos – qualquer dispositivo conectado pode realizar chamadas. Ao contratar o serviço, o fornecedor é responsável por instalar o software e mantê-lo atualizado e em funcionamento. Pode também ser integrado a outros sistemas como CRM;
  • Facilidade na incorporação e uso de funcionalidades – rapidamente, podem ser implementadas funcionalidades como fila e gravação de chamadas, transferência de ramais, relatórios de ligações recebidas, realizadas e não atendidas, URA personalizada, teleconferências ilimitadas com vários participantes, encaminhar correios de voz por e-mail, etc. E o próprio usuário consegue fazer a configuração e gerenciamento;
  • Escalabilidade e mobilidade – facilidade no acréscimo de novos usuários, permitindo que a empresa expanda sua estrutura de atendimentos com menos gastos. Também pode ser utilizada para chamadas para e de qualquer lugar do mundo (viagens ao exterior, home office, palestras em outras cidades etc.) com o mesmo número VoIP e estrutura de central virtual.

Pontos de atenção

  • Conexão – se a sua internet nao for veloz e com um bom pacote de dados, isso também pode prejudicar – e muito – a estabilidade das chamadas, comprometendo o trabalho dos funcionários e o relacionamento eficaz com os clientes. Também é preciso estar atento a quedas de sinal de rede, que acabam prejudicando o funcionamento da empresa também neste aspecto. 
  • Segurança dos dados – pode ser perigoso para a empresa deixar mais estes dados em nuvem, pois a central virtual pode ser uma porta de entrada para um ataque cibernético. Por tanto, em relação à segurança, é preciso estar atento aos requisitos de proteção de dados e outras configurações de firewall que o prestador do serviço oferece;
  • Fornecedor do serviço – além das questões de segurança do software, o prestador do serviço também deve ajudar sua empresa a entender quais são as necessidades de telefonia para o seu formato de negócio, e ter qualidade no suporte técnico e tudo o que é oferecido. Assim, fique atento ao conceito dele no mercado, pois o uso da telefonia em nuvem pode não ser tão simples quanto parece.

Diante do que vimos até agora, você deve estar se perguntando se realmente a telefonia em nuvem é a melhor solução para o seu negócio. Por isso, é preciso entender bem o funcionamento desta tecnologia e considerar alguns pontos específicos antes de optar por ela. 

Mas então, o que devo escolher para minha empresa?

Essa resposta depende exclusivamente das necessidades e demandas do seu negócio. Portanto é aconselhável observar e analisar o momento que sua empresa está vivendo e conversar com um especialista para que ele dê suporte na escolha e implantação do que você precisa.

Porém, como as inovações do setor de comunicação estão sempre em evolução, já existe uma possibilidade para as empresas que buscam transformar seu setor de telefonia, com qualidade e sem complexidades. São as plataformas inteligentes e descentralizadas, que permitem integrar e aproveitar os benefícios do sistema físico e do sistema online. 

Elas agregam novas tecnologias de uma estrutura local e em nuvem, com serviços sob medida para o que a empresa precisar. Também contam com ativação rápida e personalizada, aliada ao escopo de infraestrutura disponível (ou a ser disponibilizado), além de armazenamento de dados seguindo todos requisitos legais de segurança e proteção das informações.

Saiba mais sobre as funcionalidades e diferenciais destas plataformas inteligentes e outras informações sobre a evolução da telefonia corporativa nos artigos:

“Como migrar para telefonia VoIP sem dor de cabeça”

 “Entenda como funciona uma central telefônica inteligente”