Por Douglas Conrad *

Se você gerencia colaboradores em postos de trabalho externos, já deve ter vivenciado ou pensado em alguns destes problemas: 1) Eu só fico sabendo da ausência ou atraso de um colaborador quando o cliente me liga!; 2) Será que ele chegou às 8 horas mesmo ou só registrou na folha ponto que chegou esse horário?; 3) Como faço para reduzir meus custos operacionais e tempo com digitação da folha ponto?; e 4) Como gerenciar o custo com os fiscais que buscam as folhas ponto em todos os postos?

Estas e outras questões fazem parte da rotina diária de um Gestor de RH. Este, por sua vez, delega algumas funções aos fiscais de postos de trabalho que, na maioria das vezes, não conseguem estar presencialmente em todos os postos simultaneamente. Uma solução viável seria manter um smartphone ou tablete em cada cliente. Mas isso elevaria os custos da empresa, já que teria que manter um pacote de dados (internet) ativo em cada posto de trabalho. Imagina se esta empresa tem 100 clientes ativos? Outro fator impeditivo é que, na maioria das vezes, serviços terceirizados são ocupados por colaboradores com pouco conhecimento, e quase nunca lidam bem com muita tecnologia.

O custo com os problemas mencionados vão além da gestão. Eles passam por multas contratuais por atraso, clientes insatisfeitos, custos com pessoal de RH para digitação da folha ponto, horas extras indevidas etc. No caso específico de horas extras, por exemplo, se custar R$ 60,00 por funcionário já é um volume considerável quando a empresa tem mais de 100 clientes.

A Opens Tecnologia desenvolveu uma solução simples, de fácil aplicabilidade e sem custo com equipamentos ou qualquer outra infraestrutura. Trata-se do Sistema de Gestão de Presença. O principal objetivo desta solução é proporcionar ao Gestor do RH mais transparência do trabalho realizado por seu colaborador externo, além de diversas funcionalidades. Em tempo real, e de qualquer lugar, é possível acompanhar a ocupação dos postos de trabalho, podendo agir antecipadamente caso ocorra alguma ocorrência, por exemplo, uma ausência. Ou seja, quando o Gestor tem a oportunidade de antever uma situação, ele pode agir pro ativamente com seu cliente, o que refletirá de forma positiva na imagem da empresa.

O sistema realmente é muito simples. Qualquer pessoa consegue operar sozinha desde a primeira tentativa, já que é realizado através do telefone instalado no ambiente de trabalho. Ao chegar ao posto de trabalho, o colaborador faz uma ligação local para um número pré-definido. O sistema de URA atende a ligação e identifica o local de trabalho. O colaborador informa sua matrícula ou CPF e sua senha. Através destes três passos, o sistema identifica automaticamente o colaborador, registra sua presença e emite relatório de ocupação.

Entre outras funções realizadas pelo Sistema Gestão de Presença estão: Relatório de registro de entrada e saída do colaborador; Integração com o Sistema de RH/ponto; Alertas críticos; Homologado em todo o estado de SC; Entre outras funções. Os benefícios se destacam por ser uma solução em nuvem com tecnologia IP; não há preocupação com hardware, já que é um software; ativação rápida, em até 48 horas; maior controle de presença e qualidade; e também redução de custos com pessoal direto e indireto.

Com um conjunto de controles, tais como horário de trabalho no Posto, Cadastro de Postos de Trabalho e Colaboradores por Posto, é possível gerenciar a presença em todos os postos: a) Controle de postos vazios com alertas em um dashborad de gerenciamento, sonoros e por e-mail aos gestores. b) Registro de Entrada e Saída de trabalho integrando com o sistema da Folha de Pagamento, eliminando a necessidade de digitação da folha ponto. c) Comunicação em massa ou individual aos colaboradores através de sistema de broadcast de voz (recados ou felicitação individual). O sistema identifica o colaborador que está registrando sua presença e o avisa que ele possui uma mensagem de voz para ouvir.

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* Douglas Conrad é fundador e CEO da Opens Tecnologia. Formado em Gestão da Tecnologia da Informação pela UNISUL, é especialista em arquitetar soluções e na gerência de equipes e projetos em Telefonia IP (VoIP) há mais de 12 anos. Idealizador da intercomunexão – movimento atuante na defesa de uma comunicação mais livre, inteligente e humana – Douglas é uma referência em cases de sucesso que somam mais de 5.000 centrais telefônicas instaladas.

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