Decidiu abandonar a central telefônica analógica e implementar um sistema de telefonia digital na sua empresa, mas tem dúvidas de como fazer isso? Pois saiba que você não é o único e esta decisão requer mesmo um planejamento bem feito. Antes de instalar uma  central VoIP ou partir para um sistema de telefonia em nuvem (como central virtual), você vai precisar checar se sua empresa atende a alguns pré-requisitos básicos. 

A primeira dica é não tentar fazer tudo por conta própria e ter muito cuidado na hora de escolher qual software utilizar. Também é preciso saber se a sua estrutura de rede está em dia para que o serviço possa ser instalado corretamente. Assim, o ideal é contar com ajuda de especialistas nessa área.

São vários detalhes que podem fazer toda a diferença a longo prazo e evitar gastos e aborrecimentos desnecessários com problemas técnicos no futuro. Para te ajudar, listamos os principais erros que você pode evitar na migração de uma central VoIP ou central virtual para sua empresa.

Principais erros na hora de migrar para uma central VoIP ou virtual

1 – Escolher o software errado

O primeiro erro que você pode cometer quando estiver buscando por uma central VoIP ou central virtual é não escolher o software correto.  O mercado oferece diversas opções e se você já tiver pesquisado, verá que muitos até são gratuitos. Além disso, outro ponto importante é que muitos softwares têm código aberto e podem ser modificados e entregues de formas diferentes por cada desenvolvedor que resolver alterar seu código. Ou seja, cada empresa adapta essa tecnologia às suas necessidades, mesmo que tenha utilizado como base o mesmo software. 

Então, qual escolher? Bom, antes de decidir, procure saber exatamente o que você precisa para sua empresa. Tenha em mente que o software sozinho não vai resolver o seu problema. Por isso, procure mapear melhor o você está buscando, para só então escolher qual solução de telefonia VoIP  atende à essa demanda. Aí sim ficará mais fácil entender quais funcionalidades a solução deve ter, e escolher o software sem medo de errar.

2 – Não dimensionar estrutura de rede corretamente

O próximo passo para evitar problemas é olhar para a sua estrutura de rede. Antes de implementar uma central VoIP, você vai precisar de uma estrutura física que comporte essa solução. Cada ambiente exige um cenário diferente, mas existem requisitos básicos. Considerando o mínimo, será preciso analisar três aspectos principais: os switches, seu cabeamento e a latência dos seus endpoints.

Switches – Confira se os switches da sua rede comportam o tráfego que já existe mais o adicional do VoIP;

Cabeamento – Na estrutura física, vai ser necessário checar se o cabeamento foi construído com materiais de qualidade e que estão com a manutenção em dia;

Latência – Todos os ramais precisam ter a latência dentro da norma, que é variável conforme o ambiente. Esteja atento se todos endpoints possuem latência adequada para telefonia VoIP.

Atenção com os links externos

Se no seu ambiente você demandar de links externos, será preciso verificar também o funcionamento da internet banda-larga. A velocidade deverá ter capacidade para suportar a demanda da central telefônica digital.

3 – Tentar implementar por conta própria

Outro erro comum de quem já entende sobre tecnologia para telefonia é acreditar que por isso consegue fazer tudo sozinho. Mas nesse caso não é tão simples quanto parece. É fundamental contar com especialistas na área para garantir que o serviço vai funcionar corretamente. 

Isso porque não é só instalar, você deve se preocupar também com a continuidade do serviço. Daqui um ano, a sua empresa poderá ter ampliado sua demanda por telefonia e atendimento aos clientes e você poderá se deparar com problemas. Por isso, é importante fazer a projeção pensando lá na frente e buscar parceiros profissionais que tenham em vista o crescimento da sua empresa. 

Além disso, quando o Gestor de TI decide fazer a implementação por conta própria, pode comprometer seu trabalho e de sua equipe por ficarem sobrecarregados com esta função, que é bastante complexa. Por isso, mais uma vez, é fundamental contar com auxílio de um parceiro com expertise na área, para que ele fique a cargo desta tarefa e você e sua equipe possam focar no dia a dia da empresa.

4 – Não escolher o parceiro de telefonia ideal

Se até aqui você escolheu o software certo e está ciente de que precisa de ajuda de profissionais da área para implementar a central VoIP ou a virtual na sua empresa, estamos indo bem. Mas e agora: como escolher o parceiro correto? Bom, a escolha do software e da prestadora de serviço é uma espécie de simbiose – uma depende da outra para que ambas funcionem bem. 

Na hora de avaliar qual empresa contratar, não adianta que ela tenha um bom software para seu caso. É importante conhecer bem a tecnologia que ela emprega nesta solução e o que oferece em termos de implementação, suporte, consultoria e continuidade do serviço na central VoIP ou em nuvem. 

Uma tecnologia moderna garante uma jornada de evolução mais robusta, tem um horizonte de atualizações e novidades. E essas atualizações garantem corresponder às necessidades de negócio. Ou seja, ela tem que estar sempre adequada, em termos de atualização, inovação, segurança, e ainda estar sempre corretamente dimensionada e ter elasticidade para facilmente acompanhar as demandas da sua empresa em todas as frentes. 

Vale reforçar ainda que ter um bom suporte técnico não é garantia do melhor parceiro. Ter um apoio técnico de qualidade é muito mais do que somente resolver problemas técnicos, afinal, você não quer contratar um serviço já esperando que terá problemas técnicos. Um parceiro de qualidade também precisa ter o papel de te apresentar soluções e tecnologias que evoluam junto com a necessidade da sua empresa.

Portanto, você pode optar por suporte técnico ou por um parceiro que  se antecipe e acompanhe as mudanças na sua empresa e ofereça soluções imediatas. Por isso, busque sempre por empresas que se preocupem com o comportamento de mercado e procurem estabelecer uma relação de diálogo constante com os clientes. Não é só suporte técnico, e sim um auxílio preciso para a empresa operar sua telefonia sem sustos, com segurança, atualização e qualidade

Quer saber mais? Continue acompanhando o blog da Opens para conhecer o que há de melhor na evolução da telefonia corporativa.