Assim como é essencial oferecer um produto de qualidade, uma empresa que visa o crescimento necessita ter boa comunicação interna e, principalmente, externa. Ter um atendimento organizado e proporcionar aos clientes uma boa experiência durante o contato é um grande diferencial de mercado. Por isso, hoje em dia, quem trabalha com um grande volume de chamadas telefônicas acaba optando pelo PABX IP ou pela central telefônica virtual para dar o suporte a esse trabalho. Mas será que realmente são as melhores escolhas? Quais são as principais diferenças entre os dois modelos?

O primeiro ponto a ser levado em conta é que tanto o PABX IP quanto a central telefônica virtual estão na mesma categoria. Nenhuma sobrepõe a outra. A principal diferença entre os modelos é que o IP conta com um servidor local, ou seja, precisa de estrutura física dentro da empresa. Já o modelo virtual, ou em nuvem, armazena todos os dados em um servidor na nuvem.

Ambos os servidores possuem os mesmos recursos. Por tanto, um cliente que quer sair do PABX analógico para um mais avançado, precisa levar em consideração que o PABX IP e a central telefônica virtual não são diferentes quando o assunto são as funcionalidades. Ambos têm o mesmo software, ambos apresentam as mesmas soluções. Entenda todas estas especificidades ao longo do texto.

Vantagens e desvantagens de aderir a uma central telefônica virtual ou a um PABX IP

Antes de optar por um modelo de central telefônica, é necessário entender a sua empresa e o que ela necessita para o momento. Tanto o IP local quanto o em nuvem têm vantagens e desvantagens que precisam ser colocadas no papel. Eles não darão uma solução para todos os problemas do seu negócio, mas podem se adaptar de acordo com as suas necessidades.

Por exemplo, empresas grandes que normalmente têm um grande volume de ligações por dia, acabam por optar pelo PABX IP. Já empresas menores, muitas vezes optam pela central telefônica virtual, pois utilizam menos recursos de rede (internet) – o que seria um problema em uma organização com centenas de funcionários usando diversas linhas ao mesmo tempo.

A seguir, vamos listar 3 pontos importantes que devem ser levados em consideração na hora da escolha de um modelo.


Infraestrutura

PABX IP

Em relação a infraestrutura, muitas empresas acabam por pensar duas vezes antes de adquirir o IP local. Isso porque o sistema depende de um hardware que fica em uma estrutura física dentro da empresa, ou seja, uma rede interna.

E por ter peças como HDs e placas que podem ser danificadas com um certo grau de facilidade, sempre é preciso ter em mãos o contato da manutenção, a não ser que algum especialista em telefonia já trabalhe nessa empresa. Qualquer elemento dentro dessa infraestrutura local pode interferir na qualidade das chamadas, por isso sempre é bom estar com a manutenção em dia.

Central telefônica virtual

Uma das vantagens da central telefônica virtual é que ela dispensa estrutura física, um hardware físico. Tudo é feito na nuvem, por uma conexão. Você contrata o serviço de um fornecedor desta solução e passa a ter um software online que vai unificar todas as linhas da sua empresa. Por este mesmo motivo, qualquer alteração ou expansão de ramais dispensa obras, presença de técnicos, paralisações no fluxo no trabalho e compra de mais aparelhos e cabos.

Porém, o que muitos negligenciam, e o que é completamente equivocado, é que por ser um sistema virtual, não precisa de cuidados. Pelo contrário: eles devem ser redobrados. Assim como um hardware físico pode comprometer a qualidade das ligações, a rede (internet ruim) também pode prejudicar a voz, comprometendo o trabalho dos funcionários e o relacionamento eficaz com os clientes.


Segurança

PABX IP

Uma das grandes vantagens do PABX IP é que ele está mais protegido quando o assunto é o acesso de dados. Por estar em uma estrutura fechada, não é tão exposto quanto uma central telefônica virtual, que está na nuvem. É mais difícil atacar os dados de uma empresa que utiliza o IP local do que a virtual.

Mas não se engane, o ser mais difícil não é impossível. Por isso é necessário tomar algumas medidas internas para garantir que os seus dados estejam realmente a salvo, como criptografar as informações do servidor.

Central telefônica virtual

Se por um lado é uma vantagem não precisar de estrutura física, por outro é muito mais perigoso ter os dados na internet. Quando o assunto é segurança, a central virtual pode deixar a desejar.

Colocando o software na nuvem, você poderá abrir as portas para qualquer ataque virtual. Além do roubo de dados, a sua empresa pode sofrer com a qualidade das ligações, já que elas podem cortar ou cair durante um atendimento ao cliente. É importantíssimo proteger a central, aumentando assim a exigência de segurança.

Portanto, se você preza por uma segurança mais eficaz, talvez a central telefônica virtual não seja o que está procurando.


Estabilidade

Os dois modelos oferecem o mesmo nível de estabilidade, que está relacionada à segurança e à infraestrutura escolhidas.

PABX IP

Qualquer equipamento utilizado no PABX IP pode danificar mais facilmente, o que acaba por prejudicar a estabilidade das ligações.

Central telefônica virtual

O modelo virtual pode até não sofrer com estrutura física, mas uma má conexão pode gerar ruídos nas chamadas, assim como cortes e até queda de todo o serviço de telefonia.

Tecnologia inteligente como solução

Vimos que ambos os modelos, PABX IP e central telefônica virtual, têm vantagens e desvantagens. Dessa forma, é muito provável que você não fique 100% satisfeito com os requisitos e as funcionalidades apresentadas pelo sistema IP local ou virtual. O ideal, nesses casos, é conversar com um especialista e explicar o que a empresa precisa. Ele dará todo o suporte.

Mas já existe uma maneira de evitar todos esses problemas, como precisar ampliar sua infraestrutura física, ou estar exposto à qualidade e insegurança da internet.  Como: explorando e integrando os dois mundos, para aproveitar os benefícios do sistema físico e do sistema online.  

São plataformas “descentralizadas”, que agregam as mais novas tecnologias, local e em nuvem, com serviços sob medida para o que a empresa precisar. Tudo implantado com o auxílio de especialistas para ajudar a melhorar a comunicação do seu negócio com eficiência e praticidade. 

Estas soluções inteligentes também garantem a segurança dos dados e de todos os recursos do sistema, pois mantém seu sistema sempre atualizado contra invasões e vazamento de dados. As atualizações são realizadas automaticamente e sem custos adicionais, ou seja, a empresa nunca ficará desprotegida.

Mas em relação a otimização do atendimento aos clientes? O que muda?

PABX IP e central telefônica virtual podem ajudar com o controle das chamadas, possibilitando a empresa agilizar o processo de organização e coordenação dos setores de sua empresa.  Mas são os serviços sob medida, de uma solução inteligente para a telefonia corporativa que irão garantir uma melhor estrutura de atendimento ao cliente, e que funcione de forma mais efetiva.

Com estas plataformas descentralizadas, os colaboradores e a gestão contam com algumas funcionalidades para melhorar o relacionamento com os clientes. Entre elas, destacamos:

  • Mensagem de boas-vindas;
  • Áudio personalizado (para espera);
  • Menus que direcionam ao ramal da área desejada (URA personalizada);
  • Gravação de chamadas; 
  • Vídeo-chamadas;
  • Encaminhamento de mensagens em texto e/ou voz por e-mail para chamadas não-atendidas;
  • Relatórios de chamadas recebidas;
  • Relatórios de chamadas não-atendidas para posterior atendimento;
  • Monitoramento em tempo real das filas de atendimento;
  • Status e performance da equipe de SAC;
  • Bloqueio e controle de ramais;
  • Bloqueio de números indesejados deixando os telefones disponíveis para os clientes.

Gostou do conteúdo e quer mais dicas sobre como otimizar o atendimento de chamadas telefônicas na sua empresa? Continue acompanhando o blog da Opens e veja como diferenciar seu negócio por meio de uma nova telefonia corporativa.